4. ADAKAN RAPAT YANG BENAR-BENAR EFEKTIF

“IDE YANG MUNCUL PADA SEBAGIAN BESAR SESI BRAIN-STORMING BIASANNYA DANGKAL, SEPELE, DAN TIDAK BENAR-BENAR ORISINAL. IDE TERSEBUT JARANG BERMANFAAT. NAMUN, PROSES TERSEBUT SEAKAN MEMBUAT ORANG YANG TIDAK KREATIFMERASA MEMBERIKAN KONTRIBUSI INOVATIF DAN DIDENGARKAN.”

A.   Harvey Bloock, CEO Bokenon Systems

Kita semuannya pernah mengikuti rapat yang berlarut-larut. Para peserta melantur entah kemana. Agenda ditulis tapi tiba-tiba tercetus, ada kemajuan bisnis, kurang informasi, dan kurang pemberitahuan.

Sebagai pemimpin atau menejer, Anda harus menyelenggarakan rapat. Adakanlah rapat yang efektif. Tentukan terlrbih dahulu tujuan rapat dan pastikan Anda mencapainnya.

Pada dasarnnya, rapat hanya memiliki empat tujuan:

1.     Menciptakan atau menggabungkan Tim

2.    Member informasi

3.    Menggali ide (dalam membuat keputusan)

4.    Mengumpulkan informasi (dan membuat keputusan)

Beberapa rapat mungkin memiliki satu atau lebih dari tujuan tersebut, tapi Anda tetap harus memperhatikannya dan menambahkannya pada tujuan Anda.  Jika tujuan rapat Anda memberikan informasi, lakukanlah dan akhiri. Jika Anda menginginkan diskusi tentang informasi tersebut, itu adalah tipe rapat lain dan sebaiknnya memiliki tujuan yang berbeda. Sadarilah bahwa beberapa rapat diselenggarakan agar timAnda saling bertemu, terikat, bersosialisasi, saling mengenal dan melihat Anda dalam peran sejati Anda sebagai pemimpin.

Jangan pernah melakukan “urusan yang lain”. Jika urusan itu penting, seharusnnya tercantum dalam agenda. Jika tidak sebaiknnya tidak usah dibicarakan sama sekali.

Adakan rapat pada akhir hari kerja dari pada di awal. Setiap orang ingin pulang, hal ini bisa membuat rapat lebih efektif disbanding dengan hari biasa diman dia memiliki wktu yang banyak utk bercakap-cakap.

Mtenulailah semua rapat tepat waktu. Jangan pernah menunggu siapapun, jangan pernah membahas materi yang telah dibahas untuk mereka yang dating terlambat. Jika melewatkan sesuatu yang penting, mereka bisa memprolehnnya dari peserta yg lain setelah rapat. Hal ini akan mengajarkan mereka tepat waktu lain kali.

Jadwalkan rapat jauh hari sebelumnnya, tetapi jangan terlalu jauh, sehingga tidak ada seseorang yang punya alasan punya kegiatan lain. Konfirmasikan sehari sebelum kepada semua orang untuk memastikan mereka ingat dan hadir.

Tentukan sapa yang menjadi notulen dan pastikan melakukan sesuai dengan Anda inginkan. Pastikan setiap poin dalam agenda menghasilkan rencana tindakan, kalau tidak ada tindakan rapat itu hanya sekedar percakapan.

Yang paling penting Anda camkan dalam hati, semua rapat memiliki tujuan yang pasti. Pada akhir rapat, Anda harus bisa mengatakan apakah Anda mencapai tujuan Anda atau tidak.